e-Fatura Nedir ve Nasıl Çalışır?

E-Fatura, geleneksel kağıt faturaların elektronik ortamda oluşturulan ve iletilen dijital versiyonudur. Türkiye’de 2010 yılında yürürlüğe giren 397 numaralı Vergi Usul Kanunu Tebliği ile kullanılmaya başlanmıştır.

E-Fatura’nın Çalışma Mekanizması

E-Fatura sistemi, satıcı ve alıcı arasındaki fatura işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlar. Bu süreç, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen merkezi bir platform üzerinden yürütülür. E-Fatura’nın işleyişi genel hatlarıyla şu adımlardan oluşur:

Faturanın Oluşturulması: Satıcı, kendi muhasebe sistemi veya GİB’in e-Fatura Portalı aracılığıyla faturayı elektronik ortamda hazırlar. Fatura, UBL-TR formatında oluşturulur ve mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır.
Faturanın GİB’e İletilmesi: Oluşturulan e-Fatura, GİB’in sistemine gönderilir. GİB, faturanın format ve içerik açısından uygunluğunu kontrol eder.
Faturanın Alıcıya İletilmesi: GİB tarafından onaylanan e-Fatura, alıcının sistemine iletilir. Alıcı, kendi e-Fatura sistemi üzerinden faturayı görüntüleyebilir ve işleyebilir.

E-Fatura Senaryoları ve Paydaş Rolleri

E-Fatura sistemi, farklı iş süreçlerine uygun olarak iki temel senaryo sunar:

Temel Fatura Senaryosu: Bu senaryoda, alıcının faturayı reddetme imkanı yoktur. Fatura, doğrudan kabul edilmiş sayılır. Genellikle kamu kurumlarıyla yapılan işlemlerde kullanılır.
Ticari Fatura Senaryosu: Bu senaryoda, alıcı, faturayı kabul, red veya iade edebilir. Özellikle ticari işletmeler arasındaki işlemlerde tercih edilir.

Örnek Senaryo: E-Fatura İşleyişi

Bir işletme (Satıcı A), başka bir işletmeye (Alıcı B) mal sattığında, süreç şu şekilde işler:

Fatura Düzenleme: Satıcı A, satış işlemi sonrası e-Fatura sisteminde faturayı oluşturur ve mali mühür ile imzalar.
GİB’e Gönderim: Fatura, GİB sistemine iletilir. GİB, faturayı kontrol eder ve uygun bulursa Alıcı B’ye iletir.
Faturanın Alıcıya Ulaşması: Alıcı B, kendi e-Fatura sistemi üzerinden faturayı alır. Ticari fatura senaryosunda, Alıcı B, faturayı kabul edebilir, reddedebilir veya iade süreci başlatabilir.

E-Fatura Kullanım Zorunluluğu ve Kapsamı

Türkiye’de e-Fatura kullanımı, belirli kriterlere bağlı olarak zorunlu tutulmuştur:

Ciro Sınırı: 2022 ve takip eden yıllarda brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler için e-Fatura kullanımı zorunludur.
Sektörel Zorunluluklar: Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli I ve III sayılı listelerdeki malları ithal, imal ve inşa eden firmalar, ciro sınırı olmaksızın e-Fatura kullanmak zorundadır.
Kullanım Limiti: E-Fatura düzenleme ve alma konusunda herhangi bir üst sınır bulunmamaktadır. İşlem hacmine bağlı olarak sistem kullanılabilir.

E-Fatura’nın Geçerliliği ve Süreçleri

E-Fatura, sadece e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılabilir. Eğer alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gerekmektedir.

E-Fatura’nın yasal saklama süresi, kağıt faturalarla aynıdır ve 10 yıl boyunca saklanması zorunludur. Bu süre zarfında, faturaların elektronik ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi gerekmektedir.

E-Fatura sistemi, işletmelerin fatura işlemlerini dijital ortama taşıyarak süreçleri hızlandırır ve verimliliği artırır. Yasal gerekliliklere uygun olarak kullanılan e-Fatura, hem satıcı hem de alıcı için kolaylık ve güvenlik sağlar.

Kaynaklar:

ik a s