E-Faturaya Geçiş Süreci: Adım Adım Rehber

Dijital dönüşümün hız kazandığı günümüzde, işletmelerin e-Faturaya geçiş yapması hem yasal bir zorunluluk hem de operasyonel verimlilik açısından büyük önem taşımaktadır. Bu makalede, e-Fatura sistemine nasıl geçileceği ve gerekli adımlar detaylı bir şekilde ele alınacaktır.

E-Faturaya Geçiş Süreci: Adım Adım Rehber

Mali Mühür veya e-İmza Temini
- Tüzel Kişiler: E-Fatura sistemine geçiş için öncelikle mali mühür temin edilmelidir. Mali mühür, şirketin tüzel kişiliğini temsil eden elektronik bir sertifikadır ve TÜBİTAK tarafından sağlanır. Başvuru için TÜBİTAK Kamu SM sitesini ziyaret edebilirsiniz.
- Gerçek Kişiler (Şahıs Şirketleri): Şahıs şirketleri, e-Fatura başvurularında e-İmza kullanabilirler.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Başvurusu
- Mali mühür veya e-İmza temin edildikten sonra, GİB’in e-Fatura Başvuru Sistemi üzerinden başvuru yapılmalıdır. Başvuru sırasında gerekli bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması önem taşır.
Entegrasyon Yönteminin Seçilmesi
- E-Fatura kullanımında üç farklı entegrasyon yöntemi bulunmaktadır:
  - GİB Portal Yöntemi: Küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygundur. GİB’in sunduğu ücretsiz bir hizmettir; ancak aylık 500 adet gelen ve giden fatura sınırı bulunmaktadır.
  - Özel Entegratör Yöntemi: Daha fazla fatura işlemi yapan işletmeler için uygundur. Özel entegratör firmalar aracılığıyla e-Fatura kullanımı sağlanır.
  - Doğrudan Entegrasyon Yöntemi: Büyük hacimli işlemleri olan şirketler, kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden GİB ile doğrudan entegrasyon sağlayabilirler.
Yazılım ve Sistem Hazırlığı
- Seçilen entegrasyon yöntemine uygun olarak, e-Fatura düzenleme ve alma işlemleri için gerekli yazılım ve sistem altyapısı hazırlanmalıdır. Bu süreçte, mevcut muhasebe sistemlerinin e-Fatura ile uyumlu hale getirilmesi gerekebilir.
Personel Eğitimi ve Uyum Süreci
- E-Fatura sisteminin etkin bir şekilde kullanılması için ilgili personelin eğitilmesi ve sistemin iş süreçlerine entegrasyonu sağlanmalıdır.

Örnek Senaryo: E-Faturaya Geçiş Süreci

Bir KOBİ, yıllık brüt satış hasılatının 3 milyon TL’yi aşması nedeniyle e-Faturaya geçiş yapmak zorundadır. Bu süreçte izlenmesi gereken adımlar şunlardır:

Mali Mühür Temini: Şirket, TÜBİTAK Kamu SM üzerinden mali mühür başvurusu yapar ve mali mührü temin eder.
GİB Başvurusu: Mali mühür temin edildikten sonra, GİB’in e-Fatura Başvuru Sistemi üzerinden başvuru yapılır.
Entegrasyon Yöntemi Seçimi: İşletme, fatura hacmini ve ihtiyaçlarını değerlendirerek özel entegratör yöntemini tercih eder.
Yazılım ve Sistem Kurulumu: Seçilen özel entegratör firma ile anlaşma yapılarak, e-Fatura düzenleme ve alma işlemleri için gerekli yazılım kurulumu gerçekleştirilir.
Personel Eğitimi: Muhasebe ve ilgili departman çalışanlarına, e-Fatura sistemi kullanımı konusunda eğitim verilir.
Sistemin Aktif Edilmesi: Tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra, işletme e-Fatura sistemini kullanmaya başlar.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Yasal Zorunluluklar: Belirli ciro sınırlarını aşan işletmeler için e-Fatura kullanımı zorunludur. Örneğin, 2024 yılında brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Fatura kullanmak zorundadır.
Saklama Süresi: E-Faturaların yasal olarak 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanması gerekmektedir.
Entegratör Seçimi: Özel entegratör seçerken, firmanın GİB tarafından yetkilendirilmiş olmasına ve sunduğu hizmetlerin işletmenizin ihtiyaçlarına uygunluğuna dikkat edilmelidir.

E-Faturaya geçiş süreci, doğru adımlar ve hazırlıklarla sorunsuz bir şekilde tamamlanabilir. İşletmenizin ihtiyaçlarına uygun entegrasyon yöntemini seçerek, dijital faturalama sistemine geçiş yapabilirsiniz.

Kaynaklar:

Parasut