E-Fatura vs E-Arşiv Fatura

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Dijital dönüşüm sürecinde, işletmelerin faturalama işlemlerini elektronik ortama taşımasıyla birlikte E-Fatura ve E-Arşiv Fatura kavramları önem kazanmıştır. Her iki belge de elektronik ortamda düzenlenir ve saklanır; ancak kullanım alanları, işleyiş mekanizmaları ve yasal yükümlülükleri açısından farklılık gösterirler.

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, sadece e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen dijital bir fatura türüdür. Bu sistem, faturaların GİB üzerinden alıcıya iletilmesini sağlar ve kağıt fatura kullanımını ortadan kaldırır.

E-faturayla ilgli daha fazla bilgi için diğer blog yazılarımızı inceleyebilirsiniz .

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv Fatura ise, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere veya son kullanıcılara (nihai tüketicilere) elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen faturalardır. E-Arşiv Fatura, GİB’e günlük olarak raporlanır ve alıcıya elektronik ortamda veya talep edilirse kağıt olarak da iletilebilir.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar

• Kullanım Alanı:
  • E-Fatura: Sadece e-Fatura mükellefleri arasında kullanılır.
  • E-Arşiv Fatura: E-Fatura mükellefi olmayan kişi veya kurumlara düzenlenir.
• İletim Süreci:
  • E-Fatura: Faturalar önce GİB’e iletilir, GİB tarafından kontrol edildikten sonra alıcıya iletilir.
  • E-Arşiv Fatura: Faturalar doğrudan alıcıya iletilir ve günlük olarak GİB’e raporlanır.
• Format Zorunluluğu:
  • E-Fatura: UBL-TR formatı zorunludur.
  • E-Arşiv Fatura: Format zorunluluğu yoktur; ancak belirli standartlara uyulması gerekir.
• Yasal Zorunluluklar ve Ciro Sınırları:
  • E-Fatura: Belirli ciro sınırlarını aşan işletmeler için zorunludur. Örneğin, 2024 yılında brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Fatura kullanmak zorundadır.
  • E-Arşiv Fatura: E-Fatura mükellefleri için zorunludur ve belirli tutarların üzerindeki faturalar için kullanımı gereklidir.

Çalışma Mekanizması ve Paydaş Rolleri

E-Fatura Süreci:

1. Faturanın Oluşturulması:
   • Satıcı (e-Fatura mükellefi), satış işlemi sonrası e-Fatura sisteminde faturayı oluşturur ve mali mühür ile imzalar.
2. GİB’e Gönderim:
   • Oluşturulan fatura, GİB sistemine iletilir. GİB, faturanın format ve içerik açısından uygunluğunu kontrol eder.
3. Faturanın Alıcıya Ulaşması:
   • GİB tarafından onaylanan fatura, alıcının (e-Fatura mükellefi) sistemine iletilir. Alıcı, kendi e-Fatura sistemi üzerinden faturayı görüntüleyebilir ve işleyebilir.

E-Arşiv Fatura Süreci:

1. Faturanın Oluşturulması:
   • Satıcı (e-Fatura mükellefi), e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir alıcıya (örneğin, nihai tüketici) satış yaptığında, e-Arşiv Fatura oluşturur ve elektronik imza ile imzalar.
2. Faturanın Alıcıya İletilmesi:
   • Fatura, alıcıya elektronik posta yoluyla veya talep edilirse kağıt olarak iletilir.
3. GİB’e Raporlama:
   • Düzenlenen e-Arşiv Faturalar, günlük olarak GİB’e raporlanır.

Örnek Senaryo:

Bir e-ticaret işletmesi, hem e-Fatura mükellefi olan işletmelere hem de son kullanıcılara ürün satışı yapmaktadır.

• E-Fatura Mükellefi Olan Bir İşletmeye Satış:
  • İşletme, e-Fatura sisteminde faturayı oluşturur, GİB’e iletir ve onaylandıktan sonra alıcı işletmeye fatura ulaşır.
• Son Kullanıcıya (Nihai Tüketiciye) Satış:
  • İşletme, e-Arşiv Fatura oluşturur, faturayı elektronik posta ile müşteriye gönderir ve günlük olarak GİB’e raporlar.

Kullanım Limitleri ve Yasal Zorunluluklar:

• E-Fatura:
  • 2024 yılında brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler için e-Fatura kullanımı zorunludur.
• E-Arşiv Fatura:
  • E-Fatura mükellefi olmayan kişi veya kurumlara düzenlenir.
  • Belirli tutarların üzerindeki faturalar için kullanımı gereklidir.

Hangi Paydaşlar Arasında Geçerlidir?

• E-Fatura:
  • Sadece e-Fatura mükellefleri arasında kullanılır.
• E-Arşiv Fatura:
  • E-Fatura mükellefi olmayan kişi veya kurumlara düzenlenir.

Saklama Süresi:

• Her iki fatura türü de yasal olarak 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanmalıdır.

E-Fatura ve e-Arşiv Fatura, dijital faturalama süreçlerinde farklı kullanım alanlarına ve yasal yükümlülüklere sahiptir. İşletmelerin, bu farkları dikkate alarak doğru fatura türünü kullanmaları, yasal uyumluluk ve operasyonel verimlilik açısından büyük önem taşır.

Kaynaklar:

Bizim Hesap

Kolaybi